Kdy je možno zlikvidovat účetní doklady?

Zákon o účetnictví

V zákoně o účetnictví je povinnost archivace zakotvena v části šesté (§31 a §32). V §31, odst. 2 jsou uvedeny lhůty pro uschovávání:

• účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají
• účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. (Ale pozor! DPH má delší lhůtu a daň z příjmů u ztrátových firem také - čtěte dále)
• účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

Zákon o dani z příjmů

Lhůta pro stanovení daně z příjmů činí 3 roky a počíná dnem, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení. Tato lhůta se prodlužuje například při uplatnění daňové ztráty nebo daňové kontroly. Maximální doba prodloužení je 10 let.

Zákon o dani z přidané hodnoty

Obecná ustanovení o uchovávání daňových dokladů jsou uvedena v §35. Povinnost uchovávat daňové doklady má osoba, která je povinná k dani po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

Archivace mzdové agendy

Archivace mzdových podkladů patří z hlediska skartačních lhůt mezi ty nejnáročnější. Povinnosti archivace a nakládání s podklady mzdové agendy upravuje zákon č. 582/1991 Sb. o organizaci a provádění sociálního zabezpečení. Konkrétně je archivace upravena v §35a, odst. 4, kde je uvedeno, že zaměstnavatelé jsou povinni uschovávat:

• stejnopisy evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají
• záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle §37, odst. 1, písm. h) výše uvedeného zákona po dobu 6 kalendářních roků následujících po měsíci, kterého se záznam týká, vždy však po dobu 3 kalendářních roků následujících po měsíci, v němž bylo dlužné pojistné za tento měsíc zaplaceno
• záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle §37, odst. 1 výše uvedeného zákona pokud jde o poživatele starobního nebo invalidního důchodu po dobu 10 kalendářních roků po roce, kterého se týkají
• mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Závěrem bychom rádi uvedli naše doporučení vztahující se k prokazování vstupní ceny odpisovaného majetku. Je vhodné u zařazovacích protokolů mít založeny alespoň kopie dokladů prokazující pořízení majetku, aby bylo možné v případě daňové kontroly prokázat vstupní ceny odpisovaného majetku po celou dobu odpisování, např. stavby se odepisují po dobu 30 - 50 let.

Zdroj: jednotlivá ustanovení výše uvedených zákonů