Vzhledem k množícím se dotazům, s ohledem na uzavírání roku, na téma archivačních a skartačních dob jsme se rozhodli uvést stejně jako v minulém roce informace k archivačním a skartačním dobám a povinnosti pověřit skartací státní archiv u vybraných dokumentů. Níže uvádíme jednotlivé archivační doby, tak jak jsou zakotveny v jednotlivých ustanoveních příslušných zákonů.
Zákon o účetnictví
V zákoně o účetnictví je povinnost archivace zakotvena v části šesté (§31 a §32). V §31, odst. 2 jsou uvedeny lhůty pro uschovávání:
- účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají
- účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. (Ale pozor! DPH má delší lhůtu a daň z příjmů u ztrátových firem také - čtěte dále)
- účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
Zákon o dani z příjmů
Lhůta pro stanovení daně z příjmů činí 3 roky a počíná dnem, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení. Tato lhůta se prodlužuje například při uplatnění daňové ztráty nebo daňové kontroly. Maximální doba prodloužení je 10 let.
Zákon o dani z přidané hodnoty
Obecná ustanovení o uchovávání daňových dokladů jsou uvedena v §35. Povinnost uchovávat daňové doklady má osoba, která je povinná k dani po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.
Archivace mzdové agendy
Archivace mzdových podkladů patří z hlediska skartačních lhůt mezi ty nejnáročnější. Povinnosti archivace a nakládání s podklady mzdové agendy upravuje zákon č. 582/1991 Sb. o organizaci a provádění sociálního zabezpečení. Konkrétně je archivace upravena v §35a, odst. 4, kde je uvedeno, že zaměstnavatelé jsou povinni uschovávat:
- stejnopisy evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají
- záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle §37, odst. 1, písm. h) výše uvedeného zákona po dobu 6 kalendářních roků následujících po měsíci, kterého se záznam týká, vždy však po dobu 3 kalendářních roků následujících po měsíci, v němž bylo dlužné pojistné za tento měsíc zaplaceno
- záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle §37, odst. 1 výše uvedeného zákona pokud jde o poživatele starobního nebo invalidního důchodu po dobu 10 kalendářních roků po roce, kterého se týkají
- mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.
Rádi bychom také uvedli naše doporučení vztahující se k prokazování vstupní ceny odpisovaného majetku. Je vhodné u zařazovacích protokolů mít založeny alespoň kopie dokladů prokazující pořízení majetku, aby bylo možné v případě daňové kontroly prokázat vstupní ceny odpisovaného majetku po celou dobu odpisování, např. stavby se odepisují po dobu 30 - 50 let. Uchovávejte doklady o pořízení investic po celou dobu daňového odpisování.
Na základě §3, odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, mají povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií za podmínek stanovených tímto zákonem také obchodní společnosti a družstva s výjimkou bytových družstev a jedná se o následující dokumenty:
- dokumenty o vzniku, přeměně a zániku původce
- zakladatelské dokumenty - statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády,…
- dokumenty o přeměnách právnických osob, o zrušení a zániku
- dokumenty o řízení původce
- protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami
- výroční zprávy, zprávy o auditu
- dokumenty o majetku původce
- mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci obchodních společností a družstev s výjimkou družstev bytových
- smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem
- dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek
- finanční dokumenty účetní závěrky
- dokumenty vztahující se k předmětu podnikání původce
- podnikatelské záměry, vývojové studie
- dokumentace výrobků (finální výkresy sestav, prospekty, katalogy, …)
U ostatních dokumentů je možná skartace bez předchozího výběru ze strany státního archivu.
Zdroj: jednotlivá ustanovení výše uvedených zákonů
